Sala konferencyjna jest miejscem, w którym odbywają się konferencje prasowe, wykłady, zjazdy naukowców, sympozja, targi i inne imprezy wystawiennicze, kongresy partyjne. Wydarzenia te nie mogłyby się odbyć bez odpowiedniego sprzętu biurowego (stoły, krzesła, lady) i technicznego (nagłośnienie, oświetlenie, multimedia, sprzęt do prezentacji).

Podczas imprez naukowych odbywają się wykłady trwające od kilkunastu do 90 minut. Przedzielone są one przerwami krótkimi (czas przygotowania się następnego prelegenta) i długimi (obiad). Po każdym z wystąpień jest dyskusja, w trakcie której publiczność może zadawać pytania wykładowcy i odnosić się do tez, które on wygłosił. Nad dyskusja czuwa moderator.

Duże konferencje naukowe podzielone są na część ogólną i tematyczną oraz bloki i panele. W sesjach plenarnych może uczestniczy każdy zainteresowany. Natomiast w sesje panelowe przeznaczone są raczej dla specjalistów w danej dziedzinie. Dyskusje i pokazy panelowe odbywają się zazwyczaj w tym samym czasie, co jest niekorzystne dla ciekawych wiedzy z obu dziedzin.

Sesje sekcyjne mogą być dodatkowo podzielone na wykłady na zaproszenie, wystąpienia pełne i krótkie komunikaty.

W trakcie sympozjów mogą być także organizowane sesje posterowe, panele dyskusyjne i warsztaty.

Wynajem sal konferencyjnych na duży kongres albo zjazd jest poważnym przedsięwzięciem, które powinno się planować z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Ilość spraw, o jakich trzeba pomyśleć i dopilnować, jest bardzo duża.